인사노무관련 필수서류 보관항목 및 보관기간 알아보기

사업주는 근로자와 고용기간 중 또는 근로자가 퇴직을 했을 경우 분쟁이 발생하는 경우가 종종 있습니다. 이러한 경우 여러 분쟁이 발생하였을 때 분쟁의 해결에 기초에 되는 서류 및 분쟁을 사전에 방지하는데 중요한 서류항목이 있습니다. 이와 같은 인사노무 관련 필수로 보관해야 하는 서류 항목 및 최소 보관기간에 대해서 알아보겠습니다.

자료출처: 고용노동부(노무관리가이드북) 참조

A. 계약서등 관련서류

가. 법 규정 [ 근로기준법 제42조(계약 서류의 보존) ]

- 사용자는 근로자명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 '3년간' 보존하여야 한다.

 *과태료(제116조) : 500만원 이하의 과태료

 

나. 보관서류 항목 및 보존기간 시작일 구분

- 사업주는 하기의 서류를 시작일로부터 3년간 보존해야 합니다.

 1) 근로자명부: 근로자가 해고, 퇴직 또는 사망한 날 기준

 2) 근로계약서: 근로관계가 종료된 날 기준

 3) 임금(급여) 대장: 마지막으로 작성된 날 기준(실무상 보통 계속 보관)

 4) 임금의 결정 및 지급방법, 임금계산의 기초 관련 서류: 마지막으로 작성된 날 기준

 5) 고용/해고/퇴직에 관계된 서류: 근로자가 해고 또는 퇴직한 날 기준

 6) 승급, 감급에 관계된 서류: 승급 또는 감급이 완료된 날 기준

 7) 휴가 관련 서류: 휴가가 종료된 날 기준

 8) 탄력적, 선택적 근로시간제, 근로시간 특례합의 등 근로자대표와 서면합의 서류: 서면으로 합의된 날 기준

 9) 18세 미만 연소자 고용 시 관계된 서류: 근로자가 18세가 되는 날

 

다. 관련 사례

1) 근로자가 퇴직 이후에 개인정보를 이유로 본인 관계서류 중 보존기간이 남은 서류에 대해서 폐기 처분한 경우

 - 개인정보가 작성되어 있더라도 관계 노동법령상에 따라서 관련된 자료의 의무기간 동안의 보관은 개인정보보호법에 위반하지 않습니다.

 - 근로기준법에서 3년간의 보존기간을 규정한 서류는 반드시 해당기간을 준수하여 보관하여야 하고, 해당 기간이 지난 후에는 개인정보보호법에 따라서 파기등 필요한 조치를 하면 됩니다.

B. 임금대장

가. 법 규정 [ 근로기준법 제48조(임금대장 및 임금명세서) ]

- 사용자는 각 사업장별로 임금대장을 작성하고 임금과 가족수당 계산의 기초가 되는 사항, 임금액, 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항을 임금을 지급할 때마다 적어야 한다.

 *과태료(제116조): 500만 원 이하의 과태료

 

나. 임금대장의 필수 기재사항 [ 근로기준법 시행령 제27조 제1항 ]

 1) 성명

 2) 생년월일, 사원번도 등 근로자를 특정할 수 있는 정보

 3) 고용 연월일

 4) 종사하는 업무

 5) 임금 및 가족수당의 계산기초가 되는 사항

 6) 근로일수

 7) 근로시간 수

 8) 연장근로, 야간근로 또는 휴일근로를 시킨 경우에 그 시간 수

 9) 기본급, 수당, 그 밖의 임금의 내역별 금액

 10) 법령 또는 단체협약에 따라 임금의 일부를 공제한 경우에는 그 금액 (국민연금, 건강보험, 고용보험, 소득세 등)

 

다. 임금대장 작성 시 생략가능 사항

 1) 30일 미만 근무한 일용근로자의 경우

  - 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보와 임금 및 가족 수당의 계산 기초가 되는 사항

 2) 상시근로자 4인 이하를 고용한 사업주

  - 근로시간수, 연장근로/야간근로/휴일근로 시간수

 3) 근로기준법 제63조의 근로자

  - 근로시간수, 연장근로/야간근로/휴일근로 시간수

 

라. 임금(급여) 대장 작성 및 보존방법

 1) 수기 외에 컴퓨터나 전자문서로도 작성이 가능합니다.

 2) 필요시 아무 때나 출력이 가능하다면 해당 문서를 전자문서로 보관하여도 가능합니다.

  (단, 해당 문서를 파일로 보관을 하더라도 기타 사항으로 문서를 확인할 수없다면 관련법 위반의 책을 질 수도 있습니다)

C. 결론

인사노무 관련 서류는 근로기준법에서 정해진 기간 동안 보관은 물론 작성 또한 제대로 되어야 합니다. 중소기업에서는 인사업무는 총무팀 또는 회계 관련부서에서 일부 같이 진행하는 경우가 있어 노동관계법에서 규정한 내용을 충족하거나 변경되는 노동법에 맞춰서 수정되지 못하는 경우도 많습니다. 사업주와 근로자 간의 노동관계 관련 분쟁은 점점 늘어나고 있고 예전과는 다르게 근로자가 오히려 회사의 담당자보다 자신에게 필요한 노동관계법령을 지득하여 오히려 회사에 본인의 권리를 당당히 요구하는 추세입니다. 분쟁의 사전 방지 및 분쟁 발생 시 그러한 분쟁의 원인파악 및 해결을 위해서 반드시 기록 및 관리되어야 할 인사노무 관련 필수 서류는 반드시 보존기간을 준수하시길 바랍니다. 감사합니다.