회사가 시말서 제출을 요구할 경우 반드시 제출해야 할까?

근로자가 회사의 정해진 규칙을 어기거나 기타 잘못을 한 사유가 있을 경우 회사는 근로자에게 경위서를 제출하도록 하는 경우가 있습니다. 이러한 시말서 제출을 요구받았을 때 근로자는 반드시 제출을 해야 하는 것인지? 아니면 시말서 제출을 거부해도 가능한 것이며, 거부에 따른 불이익은 없는 것인지가 쟁점이 될 수 있습니다. 오늘은 이러한 시말서에 대해서 자세히 알아보겠습니다.

시말서의 정의

01. 시말서란?

 - 사업장에서 발생하는 여러 가지 다양한 사건이나 사고에 대해서 해당 문제의 경위와 사실관계 파악을 위해서 관련된 근로자에게 작성 및 제출을 요구하는 문서를 말합니다.

 

 - 시말서에 대해서는 근로기준법이나 기타 노동관계법령에서 규정하고 있는 바가 없기 때문에 사업장의 취업규칙 등에 정해진 규칙에 따라서 작성 기준 및 작성 양식이 지정되게 됩니다.

 

 - 보통 실무적으로 근무태도가 불량한 경우(잦은 지각 및 정당한 업무지시 불이행 등)및 사업장에서 발생하는 여러 가지 비위행위에 가담되어 있는 경우 등 소속된 근로자의 잘못 등 여러 가지 사유로 작성/제출하도록 하고 있습니다.

 

시말서의 작성/제출 지시의 정당성

01.시말서의 성격상 구분

 - 시말서는 보통 실무적으로 경위서와 시말서로 구분하여 사용하는 경우가 다분히 있습니다. 경위서의 경우 어떠한 문제나 사고가 발생한 경위나 사실관계의 파악을 목적으로 작성하는 성격이 강하다면 시말서의 경우는 재발방지와 문제가 발생한 사정에 대한 내용 등을 담아서 반성문의 성격을 가지고 있습니다.

정리하면 아래와 같습니다.

 

시말서(반성문 성격)	시말서(경위서 성격)
* 보통 일반적으로 사업장에서 발생한 문제나 사건에 대해서 해당 당사자에게 동일한 문제가 발생하지 않도록 "재발방지" 차원에서 작성하도록 합니다. * 실무적으로도 일반적으로 시말서는 사건이나 문제가 발생한 간략한 경위와 그러한 문제가 발생한 근로자의 사정을 기술하고 동일한 사항이 재발하지 않도록 하겠다는 반성문적인 성격을 가지도록 작성/제출하도록 하고 있음	* 경위서 성격의 시말서는 반드시 사건이나 문제가 발단되 당사자만 작성하는 것이 아닌 목격자도 작성이 가능하며, 객관적인 사실에 기반하여 문제나 사고가 발생한 원인과 과정 그리고 결과에 대해서 사실적으로 작성하는 성격의 문서임. * 실무적으로 시말서라는 명칭보다는 "경위서"라는 명칭으로 작성하도록 하며, 사고나 사건 발생시 관련된 인원뿐만 아니라 주변인까지 작성하도록 하고 있음.

 

02. 시말서 작성 및 제출 지시가 정당한지 여부

시말서에 대해서는 근로기준법 및 기타 노동관계법령에 규정된 바가 없기 때문에 사업장의 취업규칙 또는 단체협약에서 규정되어 있는 바에 따라서 근로자가 사고나 기타 비위행위를 저지른 경우에 대해서 사업주는 시말서 등의 제출을 정당하게 업무명령으로 지시가 가능합니다.

 

다만, 시말서의 성격이 사건의 개요를 객관적으로 조사 판단하기 위한 성격이 아닌 단순히 근로자가 저지른 문제에 대해서 반성과 사죄를 받기 위한 목적의 시말서라고 한다면 이는 대법원 판단에 따라서 "근로자의 양심의 자유를 침해"하는 위법한 업무 명령이기 때문에 정당한 업무지시가 되지 않습니다.

 

03. 관련 대법원 판례[대법원 2010.1.14. 선고 2009두 6605 판결]

* 사업장의 취업규칙에서 정한 시말서가 "사죄 또는 반성문 성격을 가지고 있으며 이에 대해서 근로자에게 해당 시말서의 제출을 지시한 경우, 정당한 업무명령에 해당되는지에 대한 판결 *판결의 요지  취업규칙에서 사용자가 사고나 비위 행위 등을 저지른 근로자에게 시말서를 제출하도록 명령할 수 있다고 규정하는 경우, 그 시말서가 단순히 사건의 경위를 보고하는 데 그치지 않고 더 나아가 근로관계에서 발생한 사고 등에 관하여 "자신의 잘못을 반성하고 사죄한다는 내용"이 포함된 사죄문 또는 반성문을 의미하는 것이라면, 이는 "헌법이 보장하는 내심의 윤리적 판단에 대한 강제로서 양심의 자유를 침해하는 것"이므로, 그러한 취업규칙 규정은 헌법에 위배되어 근로기준법 제96조 제1항에 따라 효력이 없고, 그에 근거한 사용자의 시말서 제출명령은 정당한 명령으로 볼 수 없다.

 

상기의 대법원 판례를 요약하면 다음과 같습니다.

 

헌법 제19조에 따라 모든 국민은 양심의 자유가 있기 때문에 사업장의 취업규칙 등에서 정한 시말서가 반성의 목적으로 작성 및 제출되도록 되어 있다고 하면 이는 근로자의 자유를 침해하는 사항으로 정당한 명령이 되지 않는다는 것이며, 혹여 근로자가 이러한 사업주의 시말서 제출 요구를 거절하여도 징계사유에 해당되지 않는다고 할 수 있습니다.

 

시말서 제출 시 근로자가 받게 되는 불이익 사항

불법적인 업무명령에 따른 시말서가 아닌 정당한 시말서(근로자의 잘못 및 비위행위 등에 따른 객관적인 사실관계를 정확히 파악하고자 하는  경위서 성격)의 경우에는 사업주가 근로자의 인사고과(평가) 및 징계관련된 자료로서 사용이 될 수 있습니다.

 

실무적으로 보통 시말서를 징계라고 보지 않고, 이러한 시말서의 제출건이 보통 늘어나게 되면 해당 내용에 대해서 인사상의 불이익이 발생하는 경우가 있기 때문에 이러한 경우에는 징계로 볼수 있습니다. 다만 단순시 그저 시말서 제출을 요청하고 인사상의 불이익이 없다고 하면 이는 단순한 업무상 명령으로 볼 수 있습니다.

 

근로자의 시말서 작성방법

우선 근로자의 경우 시말서 작성 및 제출을 회사로부터 지시받게 되면 어떻게 작성해야 하는지 어려울 수 있습니다. 우선은 회사에서 지정된 양식이 있다고 하면 해당 양식에 반성문이나 사죄의 성격이 포함되어 있다고 하면 그러한 사항은 거부가 가능하니 우선 회사의 양식을 살펴보시기 바랍니다.

 

회사의 양식이 근로자가 관여된 사고나 비위행위의 원인 및 결과에 대한 사실관계를 파악하는 양식이라고 하면 정당한 업무 명령이기 때문에 작성하여 제출하는 것이 좋습니다. 거짓된 사항 없이 사실에 대하여 작성하시면 됩니다.

(만일, 본인의 잘못이 명백하고 사건이나 사고의 범위가 크다고 하면 전문 노무사와 의견을 교환 후 작성하시는 걸 권고합니다.)

 

회사의 경우에는 우선 회사에 규정된 시말서 양식이 만일 근로자의 양심의 자유를 침해할 만한 소지가 있다고 하면 시말서 양식을 개정하도록 하여 사실관계를 파악하는 경위서 성격의 양식으로 바꾸는 것을 권고드립니다.

 

 

*(중요)

실무적으로 만일 근로자는 사고 및 사건 등에 관여되어 회사 측의 시말서 작성을 요청받게 되면, 우선은 객관적인 사실관계를 명확히 진술(작성)하도록 하고 동일한 문제가 재발하지 않도록 어떻게 예방을 할 것인지 등을 진정성 있게 작성하는 것이 실제 인사담당자나 사업주의 입장에서 객관적인 사실만을 진술하고 본인의 잘못은 없고 외부적인 환경으로 인해 어쩔 수 없다는 식의 시말서 보다는 해당 근로자의 잘못을 실수로 생각하고 처리하는 경우가 많습니다. 

 

무조건 반성과 사죄의 시말서를 적도록 강요하는 것은 근로자의 양심의 자유를 침해하는 것이기 때문에 불법이지만 그러한 강요가 없는 경우에도 근로자 입장에서 만일 본인의 잘못이 명백하다고 하여 스스로 판단하여 반성의 내용을 서술하는 것은 위법한 사항은 아니기 때문에 실무적으로는 이러한 내용을 같이 기입하는 것을 권해드리는 바입니다.

 

결론

시말서는 보통 근로자의 입장에서는 징계의 성격으로 받아들여 거부감을 가지는 경우가 있습니다. 다만 시말서가 사업장마다 동일한 기준은 아니며, 요즘은 경위서 성격의 시말서를 작성하는 추세이며 근로자에게 반성문이나 사죄의 성격의 시말서를 작동하도록 강요하지 않고 있습니다. 

근로자도 가급적 사건이나 사고에 연관되어 안 좋은 사항으로 시말서를 작성하는 일이 없는 것이 가장 좋겠지만, 어쩔 수 없는 사정으로 시말서를 작성해야 하는 상황이 온다면 상기의 포스팅을 참조하셔서 작성하시기 바랍니다. 감사합니다.